Contract­onderhandelingen met je leasemaatschappij doe je zo!

Maak de beste inkoopafspraken voor je wagenpark en leaseauto’s

Inleiding

Het beheer van je zakelijke leaseauto’s brengt aanzienlijke financiële verplichtingen met zich mee. Voor inkopers, CFO's en andere financieel verantwoordelijken is het essentieel om strategische afspraken te maken met leasemaatschappijen, auto-importeurs en dealers. Meer nog dan scherpe tarieven zijn afspraken over een goede controle en borging van belang. Anders kan de goedkoopste leasemaatschappij aan het eind van de rit zomaar ineens de duurste leasemaatschappij zijn.

Dit document helpt je bij het maken van de voor jou organisatie beste afspraken. Het geeft uitleg over de meest voorkomende begrippen, de opbouw van een leasetarief en alle te onderhandelen componenten en diensten die van belang zijn. In feite een soort naslagwerk wat iedereen die verantwoordelijk is voor inkoop en contractmanagement van zakelijke wagenparken op de, digitale, boekenplank moet hebben staan.

Waar moet je op letten bij de onderhandeling met je leasemaatschappij? Welke vragen moet je opnemen in een leasetender? Welke afspraken moet je vastleggen met je leasemaatschappij? Hoe kan je ervoor zorgen dat een leasemaatschappij zich houdt aan de scherpe leasetarieven van een tender? Zijn de afspraken bij dual vendor anders dan bij single vendor? Hoe houdt je grip op je leasekosten?

Als je dit stuk hebt doorgelezen heb je het antwoord op deze vragen en kom je goed beslagen ten ijs tijdens de onderhandeling over service en condities met je leasemaatschappij. En minstens zo belangrijk, voor een goede borging en controle van de goede afspraken die je met veel inspanning hebt gerealiseerd. Overweeg je een tender of ander inkooptraject met een autoleasemaatschappij op te starten? Lees dan snel verder! 

Inhoudsopgave

‍

Inleiding

Inhoudsopgave

1.     Auto Inkoop

a)     Fleet Owner Advies Korting (FOAK)

b)    Additionele klantkorting

c)     Extra korting door Centrale Inkoop via voorkeursdealers

d)    Inregeling van de kortingsafspraken

‍

2.     Leasecomponenten

a)     Afschrijving leaseauto

b)    Rente

c)     Motorrijtuigenbelasting (MRB)

d)    Reparatie, Onderhoud en Banden (R.O.B.)

e)     Verzekering

f)     Administratiekosten

g)     Management fee

h)     Pechhulp

i)      Optionele Componenten

‍

3.     Lease Inkoop

a)     Mantelovereenkomst autolease

b)    Price Level Agreement (PLA) met je leasemaatschappij

c)     Service Level Agreement (SLA ) met je leasemaatschappij

d)    Overige contractdocumenten

‍

Conclusie en Aanbevelingen

1.   Auto Inkoop

Het grootste deel van dit artikel gaat over autolease en alles wat van belang is om met de leasemaatschappij af te spreken. We beginnen echter met een stuk over inkoopafspraken van de auto zelf. Is je wagenpark groot genoeg dan kan je het beste zelf afspraken maken met dealers en importeurs, ben je wat kleiner dan kan je aanhaken bij een collectief.

 a)  Fleet Owner Advies Korting (FOAK)

Alle zakelijke klanten krijgen standaard een korting op de aanschaf van een auto, de zogenaamde Fleet Owner Advies Korting (FOAK). Deze korting wordt door de importeurs bepaald en is bij alle leasemaatschappijen bekend. Op benzineauto’s is de FOAK vaak hoger dan elektrische auto’s. Per model en soms zelf per uitvoering kan de FOAK verschillen.

Als inkoper hoef je hier niks mee te doen maar het is wel goed om op de hoogte te zijn van dit begrip en van de actuele FOAK-tarieven.

b)  Additionele klantkorting

Bovenop de FOAK is het vaak mogelijk om een extra (klant-)korting uit te onderhandelen met de importeur.

Bijvoorbeeld als je een groot wagenpark hebt, een merkenbeleid wil voeren of een grote batch in één keer gaat bestellen.

Een merkenbeleid betekent dat je medewerkersslechts uit enkele automerken kunnen kiezen, dit levert de deelnemende automerken meer verkopen op dus daar willen ze extra korting voor geven.

c)  Extra korting door Centrale Inkoop via voorkeursdealers

Bovenop de twee voorgaande kortingen kan je nóg een extra korting onderhandelen door te werken met Centrale Inkoop. Dit betekent dat je alle auto’s af gaat nemen bij een beperkt aantal dealers. Het centraliseren van de inkoop bij een select aantal voorkeursdealers leidt niet alleen tot betere prijsafspraken maar verbetert ook de service doordat er een nauwere relatie ontstaat en de dealer graag een stap extra zet voor loyale klanten. Hoe groter je totale wagenpark, hoe beter de afspraken. Ben je relatief klein dan kan het verstandig zijn om je aan te sluiten bij een collectief.

d)  Inregeling van de kortingsafspraken

Heb je een mooie set afspraken gemaakt dan is het van belang dat je leasemaatschappij hiervan op de hoogte is zodat ze met de juiste kortingen kunnen rekenen. Er komen continu nieuwe auto’s, uitvoeringen of productwijzigingen op de markt, de afspraken worden daarom doorgaans elk kwartaal ge-update.

Nu je de basis hebt gelezen over de inkoop van de auto’s gaan we het hebben over alle inkoopafspraken waar je op kunt letten bij je leasemaatschappij.

Voordat we het over inkoop, onderhandeling en contractafspraken gaan hebben zullen we eerst alle leasecomponenten bespreken zodat je een compleet beeld hebt relevante onderwerpen om tijdens een inkooptraject te bespreken.

2.  Leasecomponenten

Een leasetarief is opgebouwd uit verschillende kostencomponenten, elk met zijn eigen onderhandelingsmogelijkheden.

‍

a)  Afschrijving leaseauto

De afschrijving vormt een van de grootste kostenposten in een leasecontract en is gebaseerd op de aanschafwaarde en restwaarde.

Investering

De investering is de netto catalogusprijs van de auto en opties plus de BPM, afleverkosten en eventuele accessoires. Dit bedrag wordt verminderd met de korting.

Tip! Spreek met je leasemaatschappij af dat alle kortingen van de importeur en dealer volledig in de inzetcalculatie worden meegenomen.

Restwaarde

Vraag hoe de restwaarde wordt bepaald en welke factoren hierop van invloed zijn.

Vergelijk de restwaardeprognoses van verschillende leasemaatschappijen om te zien wie de meest gunstige inschatting hanteert.

‍

Afschrijving Berekenen
De maandelijkse afschrijvingskosten worden als volgt berekend:

Aanschafwaarde−Restwaarde = Totale Afschrijving

De totale afschrijving wordt verdeeld over de leaseperiode (aantal maanden) om het maandelijkse leasetarief te bepalen.

‍

b)  Rente

Maak afspraken met welke rente er gerekend mag worden. Gebruik een controleerbare rente als basis, bij voorkeur de IRS en spreek af welke opslag er op deze basis mag worden gehanteerd.

Het rentebedrag van een leasecontract wordt berekend over de gemiddelde investering van de leasemaatschappij:

Gemiddelde investering = (Investering + Restwaarde)/ 2

Vraag om volledige transparantie over de financieringskosten.

‍

 c)  Motorrijtuigenbelasting (MRB)

De hoogte van de motorrijtuigenbelasting, ook vaak houderschapsbelasting (HSB) of wegenbelasting genoemd, is provinciaal bepaald en verschilt per voertuig. Dit component is onderdeel van een full operational leasecontract en wordt altijd één op één doorbelast. Dit is overal hetzelfde en niet onderhandelbaar.

‍

d)  Reparatie, Onderhoud en Banden (R.O.B.)

R.O.B. is een veelgebruikte afkorting in de lease wereld. Dit component is een inschatting van de verwachte kosten voor reparatie, onderhouden banden. De leasemaatschappij loopt hier een risico als ze dit verkeerd inschat, maar heeft ook het voordeel als de kosten lager zijn dan begroot. Op basis van hun ervaringen en afspraken met leveranciers bepalen ze het bedrag voor dit component. Aanvullend op de standaard (zomer)banden kan een tarief voor winterbanden of all-seasonbanden worden afgesproken, dit is een extra en optioneel component.

‍

e)  Verzekering

Verzekering is een cruciaal onderdeel van het leasecontract en kan intern (via de leasemaatschappij) of extern worden geregeld.

WA, Casco en inzittendenverzekering

De leaseauto’s moeten van de leasemaatschappij altijd WA en Casco verzekerd zijn. Het liefst verzorgen zij deze verzekering zelf of dragen ze zelf het risico tegen een vergoeding.

Een verzekering voor inzittenden is optioneel en kan in de vorm van POI of SVI worden aangeboden, meer info daarover bij de optionele componenten.

Intern of externe verzekering van het wagenpark (via leasemaatschappij of verzekeraar)

Wanneer een verzekering extern wordt afgesloten, dus via een verzekeraar, kan dit leiden tot lagere premies en meer controle over de voorwaarden. Het is qua handling wel wat complexer doordat schademeldingen via een andere weg verlopen. De leasemaatschappij kan hierbij ontzorgen, daarvoor brengen ze dan een handling fee in rekening.

Als je externe verzekering overweegt, spreek vooraf met je leasemaatschappij over de mogelijkheden en kosten voor eventuele handling.

Premieschadeverhouding (PSV-regeling)

Vraag om een jaarlijkse rapportage over de premieschadeverhouding (PSV). Bespreek een regeling waarin je premiekorting krijgt bij een laag schadepercentage.

‍

f)   Administratiekosten

De leasemaatschappij verzorgt alle administratie rond de auto en het leasecontract en brengt daarvoor administratiekosten in rekening.

g)  Management fee

Naast administratiekosten kunnen ook managementkosten in rekening worden gebracht, dit heet de management fee. Soms is dit bedrag gecombineerd met de administratiekosten, de afkorting daarvan is MFAK.

‍

h)  Pechhulp

Je hoopt het niet nodig te hebben maar als dat wel zo is ben je blij als pechhulp in je leasecontract zit. Pechhulp in Nederland is meestal standaard onderdeel van het leasecontract, uitbreiding naar Europa is soms tegen een vaste meerprijs. Onderhandel ook over de voorwaarden van vervangend vervoer bij stranding.

‍

i)    Optionele Componenten

Verschillende leasecontracten bevatten optionele diensten die extra kosten met zich meebrengen. Het is belangrijk om deze goed te evalueren.

     i.       All-Seasonbanden vs. Winterbanden

All-seasonbanden zijn ontworpen om het hele jaar door redelijk te presteren in uiteenlopende weersomstandigheden, van warme zomers tot milde winters. Ze bieden gemak en kostenbesparing doordat wisselen tussen banden niet nodig is. Echter, in zware winterse omstandigheden zoals sneeuw en ijs, hebben ze minder grip en veiligheid vergeleken met winterbanden.

De all-weatherbanden (zoals all-seasonbanden ook genoemd worden) voldoen aan de verzekeringsvoorwaarden in het buitenland als ze het 3PMS (three-peak mountain snowflake) symbool hebben.

Winterbanden zijn specifiek ontworpen voorkoude temperaturen en leveren uitstekende prestaties in sneeuw, ijs en natte wegen. Ze bieden betere grip en kortere remwegen in winterse omstandigheden, maar slijten sneller bij gebruik in warmere temperaturen en vereisen een aparte set zomerbanden voor optimale prestaties in andere seizoenen.

All-seasonbanden zijn meestal voordeliger en comfortabeler. Er zijn geen opslagkosten en medewerkers hoeven niet meer 2x per jaar de wissel uit te voeren. Vanwege de milde winters in Nederland neemt de populariteit van deze band toe, ten koste van de winterband.

‍

   ii.       SVI versus POI

Schadeverzekering Inzittenden (SVI)

Deze verzekering biedt dekking voor zowel materiële als immateriële schade van alle inzittenden van het voertuig na een verkeersongeval. De vergoeding geldt ongeacht wie verantwoordelijk is voor het ongeval. De SVI is zeer uitgebreid en kan bijvoorbeeld medische kosten, inkomensverlies, smartengeld of schade aan persoonlijke eigendommen van de inzittenden dekken. Deze verzekering is vaak optioneel en kan een waardevolle aanvulling zijn, vooral bij ongevallen waarbij meerdere personen betrokkenzijn.

Personen Ongevallen Inzittenden (POI)

De POI richt zich specifiek op het vergoeden van letselschade of medische kosten van de bestuurder en inzittenden na een verkeersongeval. In vergelijking met de SVI is de POI doorgaans beperkter indekkingsomvang en focust deze vooral op persoonlijke letselschade in plaats vanop aanvullende kosten zoals materiële schade of inkomensverlies. Dit typeverzekering wordt vaak gekozen als een basisverzekering voor inzittenden.

Bepaal of deze verzekering gewenst is en controleer of je niet dubbel verzekerd bent. Veel bedrijven hebben ook een algemene verzekering voor medewerkers waarbinnen dit al gedekt is.

  iii.       Vervangend Vervoer

Leg vast of een vervangend voertuig standaard wordt aangeboden bij onderhoud en bandenvervanging en of dit een gelijkwaardige klasse is. Het meest comfortabel is om direct vervangend vervoer toe te staan, met het oog op kosten wordt vaak vervangend vervoergegeven als het onderhoud >24 uur duurt. Een gelijkwaardige klasse is ook het meest comfortabel, in veel gevallen volstaat ook een klasse lager. Vanuit de leasemaatschappij is veel mogelijk, het is aan de klant om te bepalen wat de standaard is.

  iv.       Pechhulpverlening buitenland

Controleer of pechhulp in het buitenland automatisch is inbegrepen en bepaal wat wenselijk is.

   v.       Brandstofpas/ laadpas

Vergelijk de kosten van een brandstofpas via de leasemaatschappij versus externe aanbieders. Maak je keuze en leg vast of dit een standaard component in het leasecontract moet worden.

Sommige leasemaatschappijen berekenen de paskosten door in het leasetarief. Anderen berekenen de paskosten door op de brandstoffactuur. Hierdoor lijkt het leasetarief lager terwijl de kostenmogelijk zelf hoger zijn. Wees hier alert op in de tender en ook bij het vergelijken van lease-offertes.

3.  Lease Inkoop

Je weet nu alles over de componenten en kan hier afspraken over onderhandelen en vastleggen in een contract. Een gedegen contract met de leasemaatschappij bestaat in de basis uit drie onderdelen:

1.       Mantelovereenkomst autolease

2.      Price Level Agreement (PLA)

3.      Service Level Agreement (SLA)

Daarnaast zijn vaak nog Algemene Voorwaarden, Verzekeringsvoorwaarden en een Verwerkersovereenkomst onderdeel van de gehele overeenkomst.

Deze documenten tezamen wordt ook vaak de mantelovereenkomst genoemd. Deze term kan dus 2 definities hebben. Na een inkooptraject worden alle afspraken in deze documenten vastgelegd maar is er dus nog geen enkele auto besteld. Pas na ondertekening van deze overeenkomsten volgen de bestellingen. Voor alle toekomstige bestellingen zijn de spelregels nu vastgelegd. Per bestelling wordt een apart leasecontract opgesteld en ondertekend.

a)  Mantelovereenkomst autolease

In de mantelovereenkomst van de leasemaatschappij staan de algemene afspraken. De uitgebreidheid verschilt per leasemaatschappij. Soms is er geen aparte PLA of SLA en vind je die afspraken in de mantel maar voor de duidelijkheid halen wij deze drie onderdelen uit elkaar.

De algemene afspraken gaan over de bedrijfsgegevens, facturatie, contractduur, leasevorm, geschillen, contractaanpassingen, levertijden, omgang met voertuigen en de dienstverlening rondom de auto zoals reparatie, bandenvervanging, schadeherstel, vervangend vervoerpechhulpverlening en de brandstofpas.

b)   Price Level Agreement (PLA) met je leasemaatschappij

De Price Level Agreement (PLA) is de overeenkomst waarin je alle prijsafspraken vastlegt. Bespreek je alle elementen uitgebreid en zorgvuldig dan creëer je voorspelbaarheid inkosten houd je grip op toekomstige contractaanpassingen en prijsstijgingen. Het is daarom heel belangrijk om hier duidelijke afspraken en kaders af te stemmen met je leasemaatschappij want je bespaart daar indirect enorm veel kosten mee. Onterechte, onduidelijke of buitenproportioneel hoge hercalculaties zijn vanaf nu verledentijd.

Over de volgende onderwerpen je financiële afspraken vastleggen in de PLA:

     i.       Leasetarieven

Het begint uiteraard met de leasetarieven. Spreek af waar deze op gebaseerd zijn. Bijvoorbeeld full operational lease en op basis van welke voorwaarden en dienstverlening de tarieven zijn. Vraag bulkprijslijsten op van alle leaseauto’s die jullie in theorie zouden kunnen bestellen. Heb je een volledig elektrisch wagenparkbeleid zonder merkrestricties? Vraag dan de tarieven op van alle “JATO-codes” voor alle BEV tot bijvoorbeeld €100.000. Doe dit voor verschillende looptijden en kilometrages zodat je niet alleen naar het tarief op je norm kijkt, die offreert de leasemaatschappij vaak het scherpst.

Spreek ook af dat je deze elk kwartaal automatisch ontvangt zodat je de tarieven blijven kunt controleren. 

   ii.       Volledig Open Inzicht in Calculatie

Inzicht in de calculatie betekent dat de leasemaatschappij alle kostencomponenten en aannames deelt die ten grondslag liggen aan het leasetarief. Dit omvat onder andere de aanschafprijs van het voertuig, verwachte restwaarde, rentepercentages en onderhoudskosten. Een volledig open inzicht in de calculatie zorgt voor transparantie en stelt je in staat om afspraken te controleren en onnodige kosten te identificeren.

  iii.       Prijsmatrix/Raster

Een prijsmatrix of prijsraster is een instrument dat helpt bij het bepalen van leasetarieven op basis van alle verschillende looptijden en kilometrages.

De prijsmatrix biedt een overzicht van de maandelijkse leasetarieven voor verschillende combinaties van contractduur en het jaarlijks aantal kilometers. Het stelt je in staat om snel te zien welke tarieven van toepassing zijn op de verschillende parameters.

Hercalculaties op looptijden en kilometrages zijn voorspelbaar.

Met een goed opgezette prijsmatrix worden herberekeningen overbodig, aangezien alle mogelijke scenario's vooraf zijn doorgerekend. Dit betekent dat, ongeacht veranderingen in gebruik of contractvoorwaarden, het juiste tarief altijd direct beschikbaar is.

Mitigatieniveaus

Leasemaatschappijen kunnen extra marges toepassen bij verschuivingen binnen de prijsmatrix, bijvoorbeeld bij het overschrijden van kilometergrenzen. Het is belangrijk om deze mitigatieniveaus te begrijpen en te beoordelen hoe ze de totale leaselasten beïnvloeden. Onderhandelingen kunnen erop gericht zijn om deze extra marges te minimaliseren of te elimineren. Vergelijk daarom niet alleen het tarief van de normberekening maar ook die op andere looptijden en kilometrages.

Soms is het voordeliger om een stilstaande auto richting einde contract nog niet direct in te leveren

Het klinkt onlogisch, en dat is het ook, maar in sommige gevallen is het voordeliger om een voertuig dat niet wordt gebruikten bijna aan het eind van het contract zit, niet direct in te leveren.

Voorbeeld: lever je een auto van 59 maanden in tegen een tarief van €1.000 dan betaal je in totaal €59.000. Lever je dezelfde auto een maand later in en is het tarief bij 60 maanden €980, dan betaal je in totaal €58.800. Bereken altijd de mogelijk situaties en kijk wat het voordeligst is. Als de auto later inleveren voordeliger is, ga dan in gesprek met je leasemaatschappij.

Afrekening buiten de matrix

De prijsmatrix dekt ongeveer 95% van alle situaties. Mocht je een auto hebben waarmee je extreem veel kilometers rijdt of die erg lang doorrijdt dan kan deze buiten de matrix vallen. Spreek hierover met je leasemaatschappij af dat de afrekening plaatsvindt die in lijn met de matrix is.

Opslaan historie van prijsmatrixwijzigingen

Het bijhouden, of archiveren, van een historisch overzicht van wijzigingen in de prijsmatrix is cruciaal om gedegen contractmanagement uit te kunnen voeren. Het stelt je in staat om tot en met de eindafrekening van het contract te controleren of de betalingen volgens afspraak zijn. Hier laten veel wagenparkbeheerders onnodig geld liggen!

Meer/Minder kilometerprijzen/ dagprijzen

Werk je met een prijsmatrix dan zijn meer-minder tarieven niet meer van toepassing want die zitten daar al in verwerkt. Toch benoemen wij deze omdat ze op de ‘traditionele’ leasecontracten vaak vermeld staan. Is dit bij jou het geval, vraag om een matrix, dat levertje enorm veel gemak en voordeel op. Krijg je die niet? Sluit je dan aan bij onze collectieve lease-inkoop.

  iv.       Hercalculatiebeleid

Het hercalculatiebeleid bepaalt hoe en wanneer leasecontracten worden herzien op basis van veranderende omstandigheden, zoals afwijkend kilometrage of gewijzigde looptijden. Om administratieve redenen is het verstandig dit één of maximaal twee keer per jaar te doen voor de hele vloot tegelijk.

   v.       Tariefaanpassingen (controle via contractmanagement)

Het beheren van tariefaanpassingen binnen leasecontracten is cruciaal om kosten te beheersen en ongewenste verrassingen te voorkomen. Er zijn verschillende momenten waarop een leasetarief kan veranderen, en het is essentieel om hierover duidelijke afspraken te maken:

Verschil tussen tarief van de offerte en de inzet

Wanneer een leasecontract wordt afgesloten, is het belangrijk om het verschil tussen de oorspronkelijke offerte en de werkelijke inzet te controleren. Factoren zoals BPM (Belasting van Personenauto’s en Motorrijwielen), autoprijs en rente kunnen wijzigen tussen het moment van bestellen en de daadwerkelijke levering.

Jaarlijkse indexering en overige aanpassingen
Veel leasecontracten bevatten jaarlijkse indexeringen op verzekering, en soms ook op R.O.B. (Reparatie, Onderhoud en Banden).

Leg voor de verzekering de berekening vast hoe dit mag worden toegepast. Een gebruikelijk methode is door te kijken naar de zogenaamde PSV (Premie Schade Verhouding). Wanneer de schadekosten boven een bepaald percentage van de premiebedragen komen worden de premies met x% geïndexeerd. En andersom, zit je eronder dan gaan de premies omlaag.

Het R.O.B.-component wordt soms ook geïndexeerd. Probeer af te spreken dat dit niet is toegestaan, lukt dat niet, eis dan transparantie in de onderliggende berekeningen.

Een prijsaanpassing vanwege gewijzigde motorrijtuigenbelasting(MRB) is bij elke leasemaatschappij hetzelfde want die wordt altijd één op één doorgevoerd. Doordat je, las het goed is, volledig inzicht hebt in de calculatie kan je controleren of dit correct is doorgevoerd en het tarief niet per ongeluk iets te ver omhoog is bijgesteld.

Aan het einde van een leasecontract volgt een eindafrekening waarin eventuele afwijkingen worden verrekend. Controleer of de matrix correct wordt toegepast. Bepaal of er geen kilometers dubbel zijn verrekend voor vervangend vervoer.

Zorg ervoor dat er geen verborgen kosten zijn voor schadeherstel of administratie en maak de afspraak dat bij inleverschades nooit een hoger bedrag dan het Eigen Risico in rekening kan worden gebracht.

  vi.       Leasecomponenten

Leg van alle leasecomponenten vast welke dienstverlening wordt uitgevoerd, wat het tarief is en hoe dit wordt berekend. Een verder toelichting op alle componenten is gegeven in het vorige hoofdstuk “Leasecomponenten”.

  vii.       Additionele Kosten

Sommige kosten worden niet standaard in het leasetarief opgenomen en kunnen onverwacht op facturen verschijnen.

Vermissing kenteken

Verlies (reserve)sleutel

Doorbelasten boetes

Administratiekosten aanmaning

Leasecontract overnemen (administratie kosten voor overname leasecontract door een ander bedrijf)

Leg in de PLA de tarieven hiervoor vast en hoe deze kosten worden afgehandeld.

c)  Service Level Agreement (SLA ) met je leasemaatschappij

Een Service Level Agreement (SLA) bepaalt de afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening van de leasemaatschappij. Dit document is essentieel om grip te houden op serviceprestaties en de totale kosten van het wagenparkbeheer te optimaliseren.

    i.       KPI’s (Key Performance Indicators)

Het vastleggen van meetbare KPI’s zorgt ervoor dat de leasemaatschappij verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van de dienstverlening. Periodiek, bijvoorbeeld 2 keer per jaar of vaker indien gewenst kunnen de prestaties met de contractuele afspraken worden vergeleken ende algehele dienstverlening worden geëvalueerd.

De leasemaatschappij heeft vaak een ‘standaardset’ van KPI’s die ze meten en rapporteren. Vraag daarnaar en vul ze aan met voor jou belangrijke KPI’s. Je kunt hierbij denken aan de volgende onderwerpen:

·       Klachtenafhandeling en -registratie: responstijd op klachten, de tijd tot volledige afhandeling, en de         klanttevredenheid na de oplossing.

·       Accountteam: (vaste) aanspreekpunten, bereikbaarheid en back-up

·       Offerte en calculatie leaseauto: – Doorlooptijd voor het verstrekken van offertes toegespitst op de eigen         norm/regeling en conform alle contractafspraken, bijvoorbeeld inclusief prijsmatrix.

·       Aanleveren en ondertekenen van leaseovereenkomsten: (maximale) doorlooptijd

·       Communicatie over afleveringsdatum auto, middel en voorwaarden bij wijzigingen initiële datum

·       Definitieve inzetbevestiging en matrix – beschrijving van informatie/documentatie en de (max.) doorlooptijd

·       Berijdermap en passen: uiterlijke ontvangstdatum voor berijder en eventuele voorwaarden

·       Inzet huurauto: alle afspraken met betrekking tot de dienstverlening voor de inzet van voorloopauto’s

·       Afhandeling excessen: (directe) meldingstijden periodieke rapportage en evaluatie

·       Contractaanpassingen(looptijd/kilometrage): Frequentie voor aanpassen contracten

·       Afmelden leaseauto: direct

·       Inname: tijd waarin schades en ontbrekende bescheiden bij inname worden gemeld (bijv. binnen 24 uur).

·       Afmelden brandstofpas: tijd waarin brandstofpassen worden gedeactiveerd bij contractbeëindiging (24 uur)

   ii.       Rapportages

Een goede SLA bevat afspraken over rapportages, zodat er professioneel wagenparkbeheer wordt uitgevoerd met tijdige bijsturing, de vereiste administratie een efficiënt proces wordt en in alle wettelijke rapportageverplichtingen is voorzien. Essentiële rapportages voor een groot wagenpark kunnen zijn:

Vlootrapportage

Met inzicht in prestaties en ontwikkeling van:

Leasekosten per voertuig: inzicht inde kostenstructuur van individuele voertuigen en het totale wagenpark.

Expiraties: inzicht in aflopende contracten

Contractafwijkingen: overzicht van voertuigen die boven of onder het ingezette kilometrage rijden of die de contractduur hebben overschreden

Schadehistorie en verzekeringsclaims: inzicht in het schadeverloop en de kosten per voertuig/gebruiker.

Verdiepingsslag naar brandstofsoort en merk: rapportage van voorgaande onderdelen uitgesplitst naar brandstofsoort of merk

Bekeuringen

Aantallen en type bekeuringen

‍Wagenparkoverzicht

Volledige lijst met alle contract- wagenparkdata. Hierin staan onder andere alle contractgegevens, autogegevens en berijdergegevens.

‍Bestelrapportage

Overzicht van alle bestel- en contractgegevens van de openstaande orders inclusief besteldatum en verwachte leveringsdatum.

BTW-correctie

BTW-correctie betreft de rapportage van de belastingtechnische aanpassing die nodig is voor het zakelijke gebruik van voertuigen binnen het wagenpark. Dit omvat contract- en autogegevens inclusief de fiscale waarde en BTW-afdracht. Een correct en compleet overzicht is essentieel om aan de fiscale verplichtingen te voldoen en eventuele boetes te voorkomen.

IFRS-16

IFRS 16 betreft de rapportage van leaseverplichtingen en activa binnen het wagenpark, zoals vereist door de internationale boekhoudstandaard. Deze rapportage heeft als doel de financiële impact van leasecontracten inzichtelijk te maken door het opnemen van leaseverplichtingen en de bijbehorende activa op de balans. Voor een volledig en accuraat overzicht worden contractgegevens, voertuigwaarden en afschrijvingen opgenomen. Deze rapportage is essentieel om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om transparantie te waarborgen in de financiële verslaglegging van het wagenparkbeheer.

Voor alle rapportages leg je vast in welke frequentie (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal), welk format (bijv. excel, csv, pdf) en middel (e-mail, post, fleetportal) ze worden verstrekt.

  iii.       Servicenetwerk en sturing

De door berijders ervaren dienstverlening wordt voor een groot deel bepaald door de servicepartners van de leasemaatschappij; hoe en waar reparatie, bandenvervanging, onderhoud en schadeherstel wordt georganiseerd. Als je hier specifieke voorkeuren voor hebt en afspraken over wil maken, leg deze dan vast. De volgende type serviceverlenerszijn te onderscheiden:

Merkdealers

Merkdealers zijn officiële vertegenwoordigers van een specifiek automerk en bieden gespecialiseerde diensten zoals reparaties, onderhoud en garantieafhandeling. Ze beschikken over merkgebonden expertise en originele onderdelen, wat zorgt voor een hoog serviceniveau en betrouwbaarheid.

Universele garages

Universele garages zijn onafhankelijke autobedrijven die onderhoud, reparaties en andere diensten aanbieden voorvoertuigen van verschillende merken en modellen. Ze vormen een flexibel alternatief voor merkdealers en kunnen vaak concurrerende prijzen bieden zonder in te boeten op kwaliteit. Voorbeelden hiervan zijn Bosch car service, James autoservice en Vakgarage.

Fitters

Bandenfitters zijn gespecialiseerde bedrijven die zich richten op het vervangen, balanceren en onderhouden van autobanden. Ze bieden vaak snelle en efficiënte service en kunnen zowel voor reguliere bandenwissels als voor speciale bandenservices worden ingeschakeld. Voorbeelden hiervan zijn Euromaster, Profile en Kwik-Fit.

Schadeherstellers

Schadeherstellers zijn gespecialiseerde bedrijven die zich richten op het herstellen van schade aan voertuigen. Zebieden diensten zoals het repareren van carrosserieschade en het herstellen van lakwerk, vaak binnen een vast netwerk om kosten te beheersen. Naast grote, landelijke, universele herstellers hebben ook merkdealers vaak een afdeling voor schadeherstel. Voorbeelden universele schadeherstellers zijn ABS autoherstel en Schadenet.

Autoruitherstellers

Ruitschade of glas-/autoruitvervanging kan worden uitgevoerd door gespecialiseerde autoruitherstellers. Ze bieden diensten zoals het repareren van sterretjes, het vervangen van gebroken ruiten en het uitvoeren van geavanceerde kalibraties voor moderne rijhulpsystemen. Soms kan dit op locatie wat de berijder extra gemak oplevert. Voorbeelden hiervan zijn Carglass, Autotaalglas en ook de Kwik-Fit.

Voordeel van de merkdealer is dat hier vaak one-stop-shop mogelijk is. Je onderhoud, bandenvervanging en ruitschade worden in één keer geregeld.

Leasemaatschappijen sturen vaak naar universele bedrijven vanwege de lagere kosten en bonusafspraken met deze ketens. Wil je zoveel mogelijk via de merkdealer, bespreek dit dan tijdens de onderhandelingen. Bij de ene partij is meer mogelijk dan bij de andere en soms wordt hier een extra vergoeding voor afgesproken.

  iv.       Bestelmodule, gebruikersovereenkomst (GBO) en ondertekening

Om het bestelproces efficiënt, eenduidig en transparant te maken, zijn er tools beschikbaar en helpen heldere afspraken over het te volgen proces:

Bestelmodule

Online platform waar medewerkers hun leaseauto kunnen bestellen binnen hun budget en de vastgestelde richtlijnen van de autoregeling.

Gebruikersovereenkomst (GBO)

Document waarin de berijder akkoord gaat met het gebruiksreglement van de leaseauto. In sommige bestelmodules kan ondertekening worden gevraagd zodat de medewerker hiervoor tekent vóórdat de auto besteld wordt

Elektronische ondertekening

Naast akkoord op de gebruikersovereenkomst kan ook een digitale handtekening of akkoord worden gevraagd op de leaseregeling, configuratie van de auto en de eventuele Eigen Bijdrage. Dit zorgt voor een snellere verwerking, minder papierwerk en geen kans op ontbrekende documenten dankzij het geautomatiseerde proces.

   v.       Fleetmanagementportaal

Een digitaal fleetmanagementportaal biedt inzicht in alle aspecten van het wagenparkbeheer. Vele van de bij rapportages benoemde documenten zijn hierin te vinden. Ook is er een dashboard met sturingsinformatie en kunnen hier verdere vlootanalyses worden gemaakt.

Leg in de SLA vast aan welke functie-eisen het portal moet voldoen.

d)  Overige contractdocumenten

De belangrijkste elementen zijn nu behandeld. Onderdeel van een professioneel en compleet contract zijn ook de Algemene Voorwaarden, Verzekeringsvoorwaarden en een Verwerkersovereenkomst. Kijk goed of daarin geen conflicterende bepalingen zijn ten opzichte van de gemaakte afspraken.

Leg ook vast in welke rangorde de verschillende documenten van toepassing zijn

Tot slot nog een aantal onderwerpen waar je expliciet een aanvullende afspraken over kunt maken en indien gewenst worden vastgelegd.

     i.       Gedragscode

Veel leasemaatschappijen hanteren een gedragscode die de rechten en plichten van zowel de klant als de leasemaatschappij vastlegt.

Fair Use Policy

Regels over hoe een leaseauto gebruikt mag worden.

Schadeafhandeling

Transparantie over hoe schades worden beoordeeld en verrekend.

Ethische richtlijnen

Bijvoorbeeld duurzaamheidsnormen of sociale verantwoordelijkheid.

‍

   ii.       Duurzaamheidsverslag en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Duurzaamheid speelt een steeds grotere rol infleetmanagement. Vraag de leasemaatschappij naar hun:

CO2-reductiebeleid

Hoe draagt de leasepartner bij aanemissiereductie?

Elektrificatieplannen

Welke rol speelt elektrisch rijden binnen devloot?

Milieu-impactvan onderhoud en schadeherstel

(Hoe) worden servicepartnersbeoordeeld op hun milieubeleid?

   iii.       Security en Privacy

Met de digitalisering van fleetmanagementkomen er steeds meer gegevens in systemen terecht. Zorg ervoor dat deleasemaatschappij voldoet aan:

GDPR (AVG)regelgeving – Hoe worden persoonsgegevens van berijders beschermd?

Datalek-protocollen

Hoe wordt gehandeld bij een datalek?

Telematicagegevens

Wat mag er worden geregistreerd en met wie worden gegevens gedeeld?

‍

  iv.       Certificeringen

Controleer of de leasemaatschappij beschikt over relevante certificeringen, zoals:

ISO 9001 (kwaliteitsmanagement)

ISO 27001 (informatiebeveiliging)

ISO 14001 (milieumanagement)

Deze certificeringen garanderen dat deleasemaatschappij werkt volgens internationale standaarden en best practices.

Conclusie en aanbevelingen voor het inkooptraject van je wagenpark

Met de bovenstaande richtlijnen in gedachten kun je nu zelfstandig en professioneel onderhandelingen voeren met leasemaatschappijen. Door aandacht te besteden aan alle behandelde aspecten ben je in staat om kosten te besparen, goede dienstverlening te garanderen en een efficiënt proces te realiseren.

Mocht je toch hulp nodig hebben bij dit proces, dan staat ons team van experts bij Mobiliteitsbaas klaar om je te ondersteunen. Wij kunnen je van A tot Z begeleiden, de huidige situatie beoordelen, aanschuiven bij besprekingen en hebben allerlei formats en best practices ter ondersteuning. Neem vandaag nog contact met ons op en til jouw wagenparkbeleid naar een hoger niveau met lagere kosten.

‍