Het Mobiliteitsbudget 2.0 – dé oplossing voor zakelijke mobiliteit tijdens én na corona

Het Mobiliteitsbudget leek toen dit voor het eerst geïntroduceerd werd de heilige graal voor de invulling van zakelijke mobiliteit. Het zou niet lang duren of leaserijders zouden massaal overstappen. Daarnaast konden nu ook niet-leaserijders via dit budget hun mobiliteit zelf invullen. Maatwerk voor alle werknemers via één systeem voor de werkgever. Een no-brainer voor elke fleet- en mobility manager zou je denken. Een aantal grote en vooruitstrevende bedrijven en andere organisaties stapten over maar van volledige omarming van dit concept is nog geen sprake. De belangrijkste redenen hiervoor zijn dat het huidige concept té complex is, doelstellingen vooraf niet helder waren geformuleerd en draagvlak ontbrak. Een goede voorbereiding is dan ook cruciaal voor een succesvolle implementatie. Dankzij enkele aanpassingen en verbeteringen aan het concept kan het “Mobiliteitsbudget 2.0” veel eenvoudiger en sneller worden geïntroduceerd.

Een nieuwe kans voor het mobiliteitsbudget is aangebroken. Het “product” is verbeterd en, minstens zo belangrijk, de timing is nu ook goed. Door de veranderde en onzekere wereld, in én na tijden van corona is het mobiliteitsbudget hét middel bij uitstek om in de mobiliteitsbehoefte van werknemers te voldoen. De behoefte aan individueel maatwerk en flexibiliteit neemt verder toe. Een goed moment voor fleet-, HR- facilitair-, en mobilitymanagers om dit concept eens goed te (her-)overwegen.

Na het lezen van dit artikel heb je goed inzicht of het mobiliteitsbudget voor jouw organisatie een passende oplossing is en wat er bij komt kijken. Er zijn vele white-papers over dit artikel te vinden. Vaak blijven deze wat oppervlakkig, met dit artikel heb ik gepoogd wat meer diepgang te bereiken. Bij voorbaat excuus voor de lengte van dit verhaal.

In dit artikel wordt eerst beschreven wat een mobiliteitsbudget precies is en hoe het werkt. We beschrijven de modaliteiten, fiscale aspecten, koppeling met de loonstrook en de voor- en nadelen. Vervolgens lees je hoe je het mobiliteitsbudget kunt vormgeven en tonen we voorbeelden. Daarna lees je hoe je stap voor stap kunt werken aan een succesvolle implementatie en overstap naar een modern, toekomstbestendig mobiliteitsbeleid. We sluiten af met een toekomstvisie. Hierin schetsen we een veel breder systeem waarin nog veel uitgebreidere (secundaire) arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen.

 

Inhoud

Wat is een mobiliteitsbudget precies?

Een mobiliteitsbudget is een maandelijks bedrag dat werkgevers beschikbaar stellen aan werknemers om hun zakelijke reizen mee te betalen. Werknemers kunnen hiermee zelf bepalen hoe ze reizen. Met de auto of liever met de fiets, elke dag met het OV of alleen als het regent. Iedere werknemer kan dit binnen de mogelijkheden van zijn budget zelf bepalen. Werkgevers kunnen hier wel beperkingen aan stellen, bijvoorbeeld het wel of niet toestaan van leaseauto’s of 1e klas reizen in de trein. Het mobiliteitsbudget wordt bruto ter beschikking gesteld, de kosten zijn bedrijfskosten en worden door werkgever betaald. Een netto-uitkering kan ook maar dat komt minder vaak voor. Verderop in dit artikel komen de voor- en nadelen van een bruto versus netto mobiliteitsbudget aan bod.

Voor veel werknemers heeft de werkgever al iets heeft geregeld op gebied van mobiliteit. Bijvoorbeeld in de vorm van een reiskostenvergoeding, een leasebudget, OV-trajectkaart of een fietsplan. Feitelijk kun je zeggen dat al deze werknemers al een soort van mobiliteitsbudget krijgen. Het verschil echter is dat je hierbij minder keuzevrijheid hebt. Het lijkt daarom een kleine stap en een mooie kans om over te gaan naar een mobiliteitsbudget. Ondanks dat dit naar mijn mening ook zo is zijn er wel een aantal belangrijke factoren om rekening mee te houden. Wanneer je je hier goed van bewust bent zullen die echter geen onoverkomelijk obstakel vormen. Door de, vanwege coronaperikelen, toegenomen behoefte aan individueel maatwerk is het mobiliteitsbudget 2.0 voor veel organisaties een fantastische oplossing. In het mobiliteitsbudget 2.0 is een versimpelde variant aan het “traditionele” mobiliteitsbudget toegevoegd. Hierdoor is de overstap van bijvoorbeeld een leaseregeling of reiskostenvergoeding naar het mobiliteitsbudget slechts nog een kleine stap.

 

Hoe werkt het?

Modaliteiten

Werknemers bepalen zelf hoe ze het maandelijkse bedrag voor hun (zakelijke) vervoerskosten besteden. Uiteraard wel binnen de kaders die de werkgever heeft opgesteld. Zo heeft de werkgever vooraf bepaald van welke “modaliteiten” gebruik gemaakt kan worden. De meest voorkomende modaliteiten zijn:

  • Leaseauto
  • Fiets van de zaak
  • OV (Trein, tram, bus, tram, metro, OV-fiets, OV-taxi)
  • Parkeren
  • Deelauto’s/ poolauto’s
  • Privéauto met kilometervergoeding
  • Vliegreizen
  • Hotelovernachtingen

Via één centraal systeem worden alle transacties bijgehouden en verrekend met het budget. Er zijn verschillende systemen om het budget en de administratie mee te beheren. Indien bijvoorbeeld alleen OV en parkeren mogelijk zijn dan volstaat een mobiliteitskaart. Voor meer uitgebreide mogelijkheden zijn er speciale mobiliteitsplatforms. Op deze platforms kunnen alle mobiliteitskaarten en leasemaatschappijen worden aangesloten en privé-declaraties worden verwerkt. Voor werkgevers is er een beheeromgeving en voor de werknemers een gebruikersomgeving en app.

Hierdoor kan precies worden gemonitord welke uitgaven er zijn gedaan en of dat binnen het budget past. Om te stimuleren dat er zorgvuldig met het budget wordt omgegaan keren werkgevers vaak het niet uitgegeven bedrag uit aan de betreffende werknemer in de vorm van extra loon. Belangrijk is om bij de vaststelling van budgetten goed na te denken over een vaste en variabele component.

 

Mobiliteitsbudget bruto netto

Er is voor het mobiliteitsbudget de keuze tussen de bruto en de netto variant. In de bruto variant worden alle kosten door de werkgever betaalt en zijn deze aftrekbaar. In de netto variant wordt het budget tegelijk met het salaris uitgekeerd en wordt er eerst inkomstenbelasting geheven. Grote nadeel van de netto variant is dus dat het werkelijk te besteden budget een stuk lager is en dat er geen BTW kan worden afgetrokken. Dit wordt in enige mate gecompenseerd doordat er geen bijtelling over de auto of fiets meer wordt geheven.

Een ander nadeel van de netto variant is dat de werkgever geen sturing heeft op hoe het budget wordt besteed. Dat is een gemiste kans want er zijn enorme duurzaamheidsvoordelen te behalen. Technisch gezien is de netto variant meer een mobiliteitsvergoeding.

Ook zijn in de bruto-variant meer mogelijkheden doordat zowel alle zakelijke als particuliere diensten mogelijk zijn. Zo kan een werknemer gebruik maken van een zakelijke leaseauto of het bruto budget laten uitkeren en voor private lease kiezen. Bij een netto budget is alleen private lease nog een optie.

De reden dat sommige werkgevers toch voor de netto variant kiezen is vanwege de eenvoud. Naast het vaststellen en uitkeren van het maandelijkse budget zijn er verder geen enkele administratieve werkzaamheden. Er hoeven geen facturen en declaraties te worden verwerkt en gecontroleerd wat tot een (indirecte) kostenbesparing leidt in vorm van minder FTE.

mobiliteitsbudget bruto netto

Mobiliteitsbudget en belastingdienst, fiscale aspecten

Er zijn een aantal belangrijke fiscale aspecten van toepassing. Om tot een goede business case te komen moeten, naast de bruto en netto variant, de volgende fiscaliteiten in ogenschouw worden genomen.

Onbelaste reiskostenvergoeding

Ten eerste is er de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werk en voor zakelijke reizen met de privéauto. Tot €0,19 per kilometer mogen deze reizen onbelast worden uitgekeerd aan werknemers.

Vrije ruimte werkkostenregeling (WKR)

Vanuit deze regeling kan 1,2% van de totale loonsom onbelast besteed worden aan zaken waar werknemers ook privé voordelen van hebben. Vaak wordt dit ingezet voor tablets, sportabonnementen en kerstpakketten maar ook voor een tegemoetkoming in een (elektrische) fiets. Er gelden verder geen voorwaarden voor deze bestedingen. In 2020 is deze vrije ruimte nog iets verhoogd, blijft het totale bedrag onder de 1,7% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag dit volledige bedrag onbelast als vergoeding worden gegeven (bron: rijksoverheid)

Bijtelling

Wanneer, een deel van, het budget wordt ingezet voor een auto of fiets van de zaak dan moet de werknemer fiscale bijtelling betalen voor het privégebruik. Voor de auto ligt de ondergrens op 500 privékilometers per jaar, voor de fiets is dit 0. Het bijtellingspercentage voor een auto bedraagt in 2020 22%. Voor elektrische auto’s is de bijtelling over de eerste €45.000 van de fiscale waarde verlaagd naar 8%.  De bijtelling voor een fiets bedraagt 7% van de consumentenprijs (incl. BTW). Lees in dit artikel hoe je de  bijtelling kunt berekenen.

 

Mobiliteitsbudget en loonstrook, salarisadministratie/payrolling

Ongeacht de exacte invulling van het mobiliteitsbudget is vrijwel altijd een verrekening op de loonstrook van toepassing. Bijtelling, uitkering van resterend budget of bijbetaling, privédeclaraties en onbelaste kilometervergoedingen moeten met werknemers verrekend worden. Een gevoelig proces wat goed ingericht moet worden. Koppelingen tussen het beheersysteem van het mobiliteitsbudget en dat van de salarisadministratie zorgen voor een automatische en correcte verwerking. Een goede inventarisatie van de datastromen is bij de implementatie van belang. Gelukkig bieden de professionele beheersystemen goede mogelijkheden voor koppeling met payrollsystemen zoals bijvoorbeeld RAET.

 

Voor- en nadelen van een mobiliteitsbudget

Het lijkt natuurlijk allemaal te mooi om waar te zijn dus is het goed om even een stap terug te doen en objectief te kijken naar de voor- en nadelen.

Voordelen nadelen mobiliteitsbudget

Laten we beginnen met de voordelen. Van verschillende regelingen kan je komen tot één integraal mobiliteitsbeleid. De autoregeling of reiskostenvergoeding kunnen in ongewijzigde vorm blijven bestaan, echter is er nu één policy voor iedereen.

Door de keuzevrijheid die werknemers wordt geboden kan iedereen zijn budget optimaal besteden door het naar eigen wens in te vullen. Dit verhoogt de werknemerstevredenheid. Een ander groot voordeel is dat er veel betere sturing op duurzaamheid mogelijk is. Hoe je dat kunt realiseren komt in het volgende hoofdstuk aan bod. Een ander voordeel is de reductie aan facturen, declaraties en overige administratieve werkzaamheden. En dat levert uiteraard een indirecte besparing op in de vorm van FTE-reductie. Ook kan er bespaard worden doordat je meer grip krijgt op kosten. Bijvoorbeeld door positief rij- en tankgedrag te stimuleren wordt meer grip verkregen op de brandstofkosten. Meer over kosten verderop in dit artikel. Nu we het over kosten hebben komen we ook meteen bij de nadelen. Veel werkgevers denken dat ze met een mobiliteitsbudget snel kosten kunnen besparen. Dit is natuurlijk mogelijk door iedereen een laag budget te geven maar dat gaat dan wel ten koste van de werknemerstevredenheid. Uiteindelijk kunnen de totale kosten omlaaggaan maar daar is wel tijd en aandacht voor nodig. Hetzelfde geldt voor het vormgeven en goed implementeren. Dit dient zorgvuldig te gebeuren om een breed draagvlak te creëren, steun vanuit de OR te krijgen én een geruisloze overgang mogelijk te maken. In het hoofdstuk Mobiliteitsbudget implementeren, stap voor stap”  is uitvoerig beschreven hoe je dit goed kunt aanpakken. Tot slot nog een nadeel, misschien wel het grootste of in ieder geval niet volledig te voorkomen is de privacy gevoeligheid. Veel ritgegevens van de medewerkers worden geadministreerd. Alhoewel de werkgever hier geen inzage in heeft, kunnen werknemers toch het gevoel hebben van Big Brother is watching you. Het bijhouden van deze gegevens is essentieel voor het goed kunnen beheren van de budgetten. Het enige wat je hieraan kunt doen is werknemers overtuigen van de noodzaak en het beleid zo aantrekkelijk mogelijk maken. Bijvoorbeeld door middel van beloningen, deze komen later aan bod.

 

Mobiliteitsbudget vormgeven

Nu we het concept hebben toegelicht komen we aan bij de ontwerpfase. Hoe kan je een mobiliteitsbudget voor jouw organisatie het beste vormgeven?

 

People, Planet, Profit & Problem Free

Eén van de eerste vragen die wij aan onze klanten stellen is wat de doelstellingen zijn.

Vrijwel altijd zijn deze te herleiden naar één of meer van de vier “P’s”: People, Planet, Profit en Problem Free. Een combinatie van meerdere “P’s” komt het meest voor. Vanuit HR wordt vaak het belang van People, maar ook van Problem Free in vorm van minder administratieve werkzaamheden genoemd. Vanuit Finance is Profit meestal het speerpunt en vanuit directie of soms zelfs speciale MVO-teams worden duurzaamheidsdoelstellingen geformuleerd.

 

People: verhogen Werknemerstevredenheid / aantrekkelijk werkgeverschap

Om werknemers te behouden en nieuwe werknemers gemakkelijker aan te trekken zijn goede arbeidsvoorwaarden van belang. Een aantrekkelijke mobiliteitsregeling draagt daaraan bij. Voor een hogere tevredenheid en acceptatie is het belangrijk om de medewerkers bij de beleidsvorming te betrekken. Meer daarover in het volgende hoofdstuk. Door goed te behoefte te weten kan hier zo goed mogelijk op worden ingespeeld. De hoogte van het te besteden budget is uiteraard ook van sterke invloed op hoe enthousiast iedereen over het plan is. Een andere belangrijke factor is het spectrum van diensten waar gebruik van gemaakt kan worden. In het algemeen geldt dat hoe breder de keuzemogelijkheid, hoe aantrekkelijker dit voor iedereen is. Kijk hierbij naar wat je werknemers écht gebruiken en waarderen. Heel leuk dat werknemers straks bijvoorbeeld deelauto’s van Greenwheels kunnen gebruiken of een OV-taxi maar voor velen zal deze dienstverlening geen toegevoegde waarde bieden. Of misschien is er wel behoefte aan gebruik van taxi’s maar van een andere leverancier, bijvoorbeeld Uber, die een andere dienstverlening biedt.

Via een mobiliteitskaart worden diverse diensten van verschillende dienstverleners aangeboden. Dat is gemakkelijk maar kijk wel kritisch naar de exacte dienstverlening. Kan je met de kaart bij de gewenste tankstations tanken, en is je huidige trajectabonnenement van de NS ook mogelijk via de nieuwe mobiliteitskaart? Als blijkt dat werknemers ineens niet meer bij hun vaste tankstation terecht kunnen leidt dat ondanks alle goede bedoelingen juist tot een lagere tevredenheid. En tot slot is ook het gebruikersgemak van de gekozen applicatie een belangrijk element die impact heeft op de medewerkerstevredenheid. Is er goed nagedacht over de user interface en werkt de app goed? Hoe gemakkelijk kan er gebruik worden gemaakt van de aangesloten diensten? Is het budget goed inzichtelijk? Allemaal vragen die, afhankelijk van de gekozen constructie, impact hebben op de P van People!

 

Planet: Stimuleren duurzaamheid / duurzaam mobiliteitsbeleid

Vrijwel nooit hoor je iemand zeggen dat duurzaamheid niet belangrijk. Op de vraag of het ook wat mag kosten is het antwoord echter meestal negatief. Inmiddels zijn er veel duurzame(re) mogelijkheden om te reizen en zijn deze niet duurder, vaak zelfs goedkoper. Op drie manieren kan duurzamere mobiliteit worden gerealiseerd:

  1. Duurzame modaliteiten faciliteren
  2. Duurzame keuzes belonen
  3. Duurzaam gedrag stimuleren (rijgedrag, thuiswerken)

Duurzame modaliteiten faciliteren

De eerste stap is het mogelijk maken, en faciliteren, van meer duurzame modaliteiten. OV, zakelijke deelauto’s, elektrische leaseauto’s en fiets zijn allemaal duurzamer dan de eigen (privé of lease) benzine- of dieselauto. Afhankelijk van de mogelijkheden die er nu zijn kunnen er dus meer duurzame alternatieven worden geboden.

Duurzame keuzes belonen

Met enkel het aanbieden van meer duurzame reismogelijkheden ben je er nog niet. Sommige werknemers zullen inderdaad duurzamer gaan reizen maar door ze daar ook voor te belonen bereik je nog veel meer. En het mooie is, dat kost je niets want de auto is niet alleen de meest vervuilende maar ook de duurste manier van reizen (uitgezonderd van vliegen). Beloon je werknemer wanneer hij met een collega meerijdt of de fiets pakt in plaats van de auto. Zo zijn er tal van keuzes mogelijk die beloond kunnen worden, zie onderstaande tabel.

Duurzame keuzes en incentives mobiliteit

 

Profit: Mobiliteitskosten verlagen

Praten we met de financiële mensen dan horen we vaak de wens om de mobiliteitskosten te verlagen. Zakelijke mobiliteit is voor veel organisaties één van de hoogste non-core kostenposten. Een kleine procentuele besparing is daarmee in absolute Euro’s al snel een flink bedrag. Een snelle kostenbesparing is echter alleen mogelijk door de budgetten te verlagen. Dit heeft uiteraard impact op de werknemerstevredenheid en raden wij daarom alleen aan in noodsituaties. Dit betekent niet dat er geen mogelijkheden zijn om kosten te besparen. Integendeel, een goed doordacht beleid kan veel opleveren.

Om effectieve maatregelen te nemen is het van belang om eerst zo goed mogelijk overzicht te hebben in alle kosten. Niet alleen in de totale uitgaven maar ook de onderverdeling per modaliteit en het reis- en rijgedrag en (type) werknemer. Een integraal mobiliteitsbeleid met één centraal administratiesysteem verbetert het overzicht.

De volgende stap is om dit overzicht te analyseren en de “quick” en “big wins” te bepalen.

Diepgaande analyse kan bijvoorbeeld aan het licht brengen dat de kosten voor brandstof weliswaar erg hoog zijn maar dat hier weinig ruimte voor besparing is omdat iedereen al goedkoop tankt en zuinig rijdt. Wellicht is er veel meer potentieel in de post privédeclaraties of openbaar vervoer? Dit is voor iedere organisatie verschillend en ook per “type” medewerker. Een goede analyse en segmentatie is dan ook cruciaal voor een succesvolle kostenverlaging.

Vervolgens moet er actie worden genomen om de quick en big wins te verzilveren. Dit kan door goedkopere alternatieven aan te bieden, door kostenverlagend gedrag te belonen en door betere afspraken te maken met leveranciers. Vaak liggen er kansen op alle facetten. De investering in tijd voor een gedegen analyse en plan worden hiermee ruimschoots terugbetaald.

In de vorige paragraaf is een voorbeeld gegeven hoe kostenverlagend gedrag gestimuleerd kan worden. Wanneer niet 100% maar bijvoorbeeld 90% van de besparing wordt uitgekeerd aan de werknemer houdt je als werkgever hier ook nog iets aan over.

Ook zijn er indirecte besparingen te realiseren, de volgende paragraaf gaat daar over.

 

Problem free: Minder administratieve werkzaamheden

Indien gebruik wordt gemaakt van een goed systeem voor alle mobiliteitstransacties kunnen de administratieve werkzaamheden flink afnemen:

–         Alle reiskosten worden per werknemer op één plek geregistreerd

–         Declaraties kunnen worden geautomatiseerd

–         Koppelingen met payroll zorgen voor automatische verrekening van reiskostenvergoeding, declaraties, bijtelling en eigen bijdrage

Naast een besparing in tijd neemt door de automatische verwerking ook de kans op fouten af.

 

Persona, profielen opstellen

Aan het begin van dit verhaal is de wens voor individueel maatwerk ter sprake gekomen. Door maximale keuzevrijheid te bieden wordt dit mogelijk. Voor de transitie naar deze nieuwe situatie is het verstandig om profielen, of zogenaamde persona op te stellen. Hiermee wordt inzicht verschaft in de oude situatie en de impact van de overgang naar de nieuwe situatie. Interviews met werknemers zullen dit inzicht verschaffen. Veel voorkomende profielen zijn:

Arbeidsvoorwaardelijke leaserijders: Hebben een leasebudget waarvoor ze een auto van de zaak kunnen uitkiezen. Er zijn vrijwel geen functionele voorwaarden aan de auto verbonden. De leaseauto is voornamelijk een aantrekkelijke extra arbeidsvoorwaarde.

Functionele leaserijders: Hebben een auto of bestelwagen nodig om hun werk uit te kunnen voeren. Zij krijgen vaak ook een leasebudget maar er zijn vaak speciale (functionele) voorwaarden aan de auto gesteld. Ook de autokeuze kan beperkt zijn.

Privé rijders: Zijn veel zakelijk onderweg en gebruiken hiervoor de eigen (privé) auto. De zakelijke kilometers kunnen gedeclareerd worden tegen een vast tarief.

OV-rijders: Reizen voornamelijk woon-werk en krijgen hiervoor een OV-kaart/Trajectkaart van hun werkgever.

Woon-werkvergoeders: Reizen voornamelijk woon-werk en daarnaast geen of weinig zakelijke ritten. Deze medewerkers krijgen een vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding gebaseerd op de woon-werk afstand en ongeacht hoe ze reizen.

Het in kaart brengen van deze profielen helpt bij het vormgeven van nieuw beleid. Het verschaft inzicht in de eventuele verworven rechten die werknemers hebben opgebouwd én het is van belang bij het bepalen van de budgetten.

 

Hoogte mobiliteitsbudget berekenen

Hoe bepaal je de hoogte van het mobiliteitsbudget?

Om de hoogte te berekenen is het goed om eerst te kijken naar verworven rechten en de verschillende persona.

Bij leaserijders kan het best het huidige normleasebudget, inclusief brandstofvoorschot als uitgangpunt worden genomen.

Bij OV-rijders en woon-werkvergoeders is dit de huidige maandelijkse tegemoetkoming. Houd later, bij het werken met budgetten met bruto-uitkering, goed rekening met de groep woon-werkvergoeders die nu een onbelaste vergoeding krijgen.

De privérijders is de meest complexe groep. Hiervoor kan het best op individueel niveau gekeken worden naar het gemiddeld aantal zakelijke kilometers dat jaarlijks wordt afgelegd. Ook hier moet weer rekening gehouden met het onbelaste en eventueel belaste deel.

Nu de basis van de budgetten is bepaald komt de volgende stap. Hoe ga je om met leaserijders die veel zakelijke reizen maken? Het normleasebudget is immers gebaseerd op een theoretisch kilometrage. Ons advies is om te rekenen met een vast bedrag voor de woon-werkkilometers plus een variabel deel voor de overige zakelijke kilometers. Voor het vaste deel moet bepaald worden hoeveel kantoordagen reëel zijn en deze vervolgens vermenigvuldigen met de woon-werk afstand (retour) en het kilometertarief. De toegestane privékilometers moeten hier ook bij worden opgeteld.

Bijlage: rekenvoorbeeld klassiek beleid versus toekomstbestendig mobiliteitsbudget

Mobiliteitsbudget voorbeeld

In bovenstaande afbeelding is een voorbeeld gevisualiseerd. Zoals benoemd kan je budgetten op individueel niveau opstellen.  De modaliteiten zijn oneindig maar er kan ook voor een zeer basic variant worden gekozen. In dat geval kan je bijvoorbeeld alleen een mobiliteitskaart beschikbaar stellen. Per modaliteit kan je één of meerdere leveranciers kiezen. Meer modaliteiten en leveranciers vraagt wel om een platform wat hier goed mee om kan gaan. Let goed op de requirements van het te kiezen platform

Mobiliteitsbudget implementeren, stap voor stap

Al bedenk je de mooiste concepten, zonder een gedegen implementatie levert dit je niks op. Een goede voorbereiding en projectmatige aanpak is key! Begin hiermee vóórdat je het nieuwe beleid vorm gaat geven. Wij adviseren de volgende stappen, voor kleinere organisaties kunnen een aantal onderdelen worden samengevoegd:

Projectstructuur

  1. Wijs een projectmanager aan. Vaak lijkt de fleet-/mobility manager de meest logische persoon maar belangrijker is dat deze persoon niet alleen dedicated is maar ook over projectmanagement vaardigheden beschikt.
  2. Formeer een projectteam waarin alle belangrijke stakeholders zijn vertegenwoordigd. Onder andere Finance, HR, Facility, ICT en de OR zijn belangrijke stakeholders.
  3. Formeer een stuurgroep of bepaal het comité, bijvoorbeeld managementteam, waar besluiten aan worden voorgelegd.
  4. Zorg voor een sponsor op MT/Board level
  5. Stel een projectplan op met daarin minimaal de doelstelling, gewenste resultaten, afbakening, budget, randvoorwaarden, risico’s en maatregelen, en planning/fasering.

Creëer draagvlak

  1. Betrek vanaf het begin van het project de medewerkers om draagvlak te creëren voor de uiteindelijke plannen. Doe dit door middel van enquêtes, interviews, workshops en goede interne communicatie over het project.
  2. Stel persona die representatief zijn voor het gehele personeelsbestand.
  3. Schets een concept voor het nieuwe beleid met daarin alle gewenste modaliteiten en budgetten op werknemer niveau.
  4. Stel het programma van eisen op voor de toekomstige situatie. Betrek hierbij de expertise van stafafdelingen als finance/administratie, HR/payroll, ICT en legal. Kijk ook goed naar de behoefte die vanuit werknemers naar voren zijn gekomen. Bijvoorbeeld de wensen met betrekking tot gebruik van een app, ritregistratiesysteem, pasjes of methode voor indienen van declaraties.

Leveranciers

  1. Eerste leveranciersselectie Inventariseer de mogelijkheden van huidige leveranciers en beoordeel toepassingen van nieuwe partijen. Inventariseer ook de financiële aspecten om later een degelijke business case op te kunnen stellen. Je kunt kijken naar leveranciers voor nieuwe modaliteiten, voor betere afspraken en dienstverlening van huidige modaliteiten en om te beginnen voor een platform voor het mobiliteitsbudget. Begin met het onderzoeken van de mogelijkheden van de verschillende platforms. Neem in je beoordeling de volgende aspecten mee. Is de leverancier onafhankelijk of gelieerd aan bijvoorbeeld een grote leasemaatschappij of andere mobiliteitsprovider? Heb je volledig vrije keuze voor het toevoegen van nieuwe diensten en leveranciers of ben je bijvoorbeeld gebonden aan de mobiliteitskaart van de leveranciers van het platform? Kunnen alle huidige leveranciers overgezet worden? Welke kosten zijn er verbonden aan gebruik, implementatie en support? Hoe ziet de support eruit? Hoe gebruiksvriendelijk is de user interface? Welke automatiseringsmogelijkheden zijn er, bijvoorbeeld voor declaraties, payroll en split billing? Tip: Vraag altijd om een demo zodat je de portal en het gebruik van eventuele apps en koppelingen kunt zien, nog beter is om met een kleine pilotgroep alles in praktijk te ervaren om een aantal platforms echt goed met elkaar te vergelijken.
  2. Stel de Business Case op

Implementeer in korte, kleine stapjes (SCRUM)

    1. Nu komt een cruciale stap, vaak stranden dergelijke projecten vanwege de complexiteit en impact. Zorg daarom voor een goede fasering! Maak hierbij gebruik van de SCRUM-methodiek. Implementeer in kleine, korte stappen zodat snel resultaat wordt bereikt. Voordeel is ook dat je makkelijker bij kunt sturen als door voortschrijdend inzicht onvoorziene uitdagingen naar boven komen.
        1. Huidig beleid met huidige leveranciers omzetten naar gewenste platform
        2. Modaliteiten stapsgewijs toevoegen, bijvoorbeeld:
          • e-bikes mogelijk maken binnen lease(auto)budget
          • vervangen tankpas voor mobiliteitskaart met OV, parkeren, greenwheels, etc.
          • mobiliteitskaart uitrollen naar álle medewerkers
        3. Voeg nieuwe leveranciers toe die in plaats van (of naast) huidige leveranciers komen. Bijvoorbeeld een nieuwe leasemaatschappij
        4. Neem afscheid van huidige leveranciers na succesvolle aansluiting
        5. Automatiseer het volledige administratieve en beheerproces
    2. Je plan is klaar om mee de boer op te gaan, presenteer dit aan MT, OR en alle andere beslissingsorganen binnen je organisatie waar je een akkoord van moet krijgen.
    3. Gefeliciteerd je hebt een officiële Go en kunt van start met de implementatie naar een toekomstbestendig, flexibel, verantwoord en aantrekkelijk mobiliteitsbeleid!

Toekomstvisie – “budget 3.0”

Er is veel meer mogelijk dan het budget enkel in te zetten voor mobiliteit. Er zijn nog veel meer (secundaire) arbeidsvoorwaarden dus waarom niet het mobiliteitsbudget breder maken door er bijvoorbeeld een HR-budget van te maken? Vanuit dit budget kunnen werknemers bijvoorbeeld ook hun smartphone, telefoonabonnement, laptop, en opleidingen financieren. Nu we steeds meer thuiswerken zou dit budget ook ingezet kunnen worden voor het inrichten van de thuiswerkplek. Arbo-aspecten worden steeds belangrijker voor de werkplek bij werknemers thuis. Het “mobiliteitsportal” wordt een soort bol.com vol HR-diensten en producten. De leveranciers worden door de organisatie bepaald waardoor je grip houdt op waar het budget aan besteed wordt en met welke leveranciers je werkt. Veel grotere bedrijven hebben al regelingen met sportscholen, zorgverzekeraars, vitaliteitsprogramma’s, opleiders en coaches. Laat werknemers zelf bepalen waar ze het meest behoefte aan hebben, ook congressen en initiatieven met goede doelen kunnen hier onderdeel van uitmaken. Jij bepaalt de mogelijkheden, the sky is the limit!

 

Wil je na het lezen van dit artikel nog meer weten? Neem contact op met De Mobiliteitbaas